邮件套路千千万,这些千万不能少

不是所有的人开头都要称呼Dear的哟。

动动手指发出一封不带人间烟火气的邮件可谓商务人士之标配。那么,邮件套路那么多,哪些才是关键点?跟小编一起来看看吧。

开头

一个好的开头,通常意味着成功了一半。不过不是所有人都需要用Dear大头的。只有不熟悉或者比较正式的场合我们才会用到Dear。在外国人眼里,Dear还是会有些偏正式和严肃,开头可以分为以下几种:

熟人(完全可以直呼其名):

直接以hi、hello开头,显得亲昵,好像在当面聊天。

Hello+名字。

不太熟的人(仅限于认识,叫名字不合适):

Dear Mr.或Ms.+姓氏。

完全不认识:

由于某种情况需要和素未谋面的人发邮件交流时,就可以引用下面这个开头:

Dear Sir/Madam。

群发邮件时,发给分散人群时使用:

Dear customers/partners 或 Team。

发给同公司、同社团等集体人群时使用:Dear all、Dears,甚至是Hello,everyone。

如果群发收件人全部为男士,则开头为:Gent。

简单寒暄

开头第一句一般是简单的问候,与对方寒暄一下,即salutation.

初次联系:Nice to meet you! / Nice to have you.

如果以前联系过,有段时间没有联系,可以用:

I hope you are doing well.
I hope you’re having a wonderful day. 
I hope you’re having a great week.
It’s great to hear from you.

还有一种很常见的问候方式是表达感谢,如果你们已经联系过,可以对对方之前的付出表示感谢,或者单纯感谢对方抽出时间阅读你的邮件。

例如:
Thanks for contacting us! 
Thank you for reaching out to us!
Thank you very much for the good news, we are happy!
Thanks for the quick response/reply.
Thanks for letting us know.

致歉(如果没有及时回复对方,可以先表达一下歉意):

Sorry for the slight delay in getting back to you.

We apologize for the delay and hope that it doesn’t inconvenience you too much. (我们为耽搁回信道歉,希望没有给您带来太多不便)

表述重点

简单寒暄后就会直接进入主题表述重点了。

I am writing to inquire…
I am writing in reference to…
I am writing to confirm/ enquire/ inform you…我写信时要确认/询问/通知你…
I am delighted to give you the detail about…我很开心能给你提供…的详情

如果是回信的开头可以说:

Thank you for reaching out to us regarding …
Thank you for your email…感谢你的来信…
Thank you for calling me yesterday to discuss…感谢昨天你来电讨论…

注意:特别是商务信函我们一般多使用比较书面的语言,例如上面的in reference to(一般说明已经和对方提过的事)以及regarding都是【关于】的意思,但我们应尽量避免用about这样口语的表达。

附件、转发、抄送

正式邮件当中,我们常常会遇到需要添加附件,转发或者是抄送。

请查收附件

Please find attached …

例子:

Please find attached my resume.
Please find attached photos from the conference.

转发

I’ve forwarded … to you.
I’m forwarding … to you.

抄送

I’ve cc’d/cc’ed/copied to name on this email.

能够将内部对话切换为其他语言,将大大提高您的英语技能,包括发音,理解力和流利度。

除此之外,其他比较常见的还有:

有问题,请联系

If you have any questions, please don’t hesitate to contact me.

期待回复

I look forward to hearing from you.
I look forward to meeting you.
I look forward to your reply.

结尾

最后一部分通常会表示感谢或解释下一步是什么。

常用的表达有:

If you have any further questions or concerns, please don’t hesitate to contact me.

Thank you for your time and consideration.

I look forward to hearing from you.期待你的回信。

I hope this information is helpful. 希望这些信息有用。

Please call me if you have any question.如果你有任何问题,请给我电话。


一般这些句子后面用句号即可,没有必要用感叹号。其他地方一般情况下也不要用感叹号

落款

落款的祝福语有很多,比较常见的是以下这些,不过有着细微的差别。

Cheers 适用于朋友之间,或是同事之间,但用于同事之间的话可能会有让人觉得不专业的风险.

Take Care 朋友间适用.

Thanks / Thank you ‘Thanks’非常casual而’Thank You’ 较为正式,后者通常适用于商务场合. 写邮件给陌生人的话,’Thank You’ 是最好的落款,特别是你有求于对方时。

Yours / Yours Truly / Truly 有少许人化, 但也是一种有礼貌的落款方式。对方可能是你已经在生活中见过面的人。

Best / Best Wishes 是一种有礼貌的落款方式。适用于朋友和陌生人。

Sincerely / Sincerely Yours / Yours Sincerely 正式和非正式场合都可以用。如果不确定用哪个词,就用’Sincerely’。

Regards / Best Regards 比较正式,适用于对方可能是你在生活中没有见过面的人。

Cordially 正式,适用于邮件主题严肃的商务场合。有时用于发件人和收件人有矛盾的情况。